Trabajar con Sucursales (SIN el módulo de Sucursales)

Disposiciones iniciales

Cuando su negocio está estructurada como una sola empresa fiscal, con varias ubicaciones geográficas, se ha de establecer una serie de normas administrativas con el objetivo de permitir un funcionamiento fluido.

A continuación se describirá cómo trabajar en CyberMAX, con las siguientes suposiciones:

1. Una de las ubicaciones pertenecerá a la Central, las demás serán sucursales

2. Asignaremos un número a cada ubicación, siendo "1" la Central y "2", "3", etc las sucursales

3. Cada ubicación tendrá un almacén y una serie de documentos independiente (que coincidirá con el número de la ubicación)

4. Cada día se realizará un envío de datos de las sucursales a la Central y de la Central a las Sucursales

5. Las sucursales se limitarán a introducir Albaranes e Inventarios de Almacén

6. No se podrán modificar ni destruir ni Albaranes ni Inventarios de almacén, siendo necesario crear un nuevo Albarán o Inventario rectificando el anterior

Configuración de CyberMAX

Empresas

En cada una de las ubicaciones habrá que crear una empresa idéntica, con el mismo número.

Configuración General

A la Configuración General se accede a través del menú del programa, apartado "Herramientas".

Tendrá que ser idéntica en la Central y todas las sucursales. Cualquier cambio que se realice en la Central, habrá de hacerse también en las Sucursales.

 

Configuración General de Gestión

A la Configuración General se accede a través del menú del programa, apartado "Herramientas".

Tendrá que ser idéntica en la Central y todas las sucursales, excepto lo que se indica en el párrafo siguiente (Cualquier cambio que se realice en la Central, habrá de hacerse también en las Sucursales):

En el apartado "Documentos Comerciales", hay dos opciones llamadas "Utilizar el almacén" y "Utilizar la Serie". En cada una de ellas introduciremos el número de la ubicación en que estamos; es decir: 1 y 1 en la sucursal, y 2 y 2 en una sucursal, etc

 

Configuración del subsistema de Artículos como Multi-Almacén

Lea cómo hacerlo en la FAQ Trabajar con Varios Almacenes.

Introducción de Documentos Comerciales (Albaranes...)

Al introducir un albarán, se nos ofrecerá ya como serie la de la ubicación en que nos encontramos, y en cada línea del mismo se nos ofrecerá el número del almacén correspondiente.

Envío diario de datos de las sucursales a la Central

Cada día, desde la Sucursal se entrará a la opción de Pases Externos de Albaranes de Ventas, tal y como se indica en la siguiente imagen:

 

Se nos mostrará una ventana para realizar el envío de los Albaranes. Bastará con indicar desde qué número hasta qué número se han de traspasar (tendrá que coincidir con los albaranes del día). En la siguiente imagen se muestra dicha ventana:

 

Al pulsar "OK" se nos preguntará dónde guardar el pase. Podremos indicar cualquier ubicación y nombre que deseemos: Por ejemplo, el escritorio, y el nombre "Sucursal 2.psx". En la siguiente imagen se muestra esa ventana:

Si recibiésemos un mensaje como el siguiente, habrá que pulsar "No", y al siguiente mensaje pulsar "Sí":

De forma similar, si se ha realizado algún inventario en la Sucursal, habrá que traspasarlo a la central, utilizando la opción de Pases Externos, Formularios de Almacén, Inventarios.

Traspasaremos sólo los inventarios que aún no hayamos traspasado a la Central, si es que hay alguno.

 

En este caso, lo guardaremos con el mismo nombre, y el programa nos dirá que ya existe el fichero, preguntando si añade a él o no. Le diremos que sí.

Cada día, desde la Sucursal se entrará a la opción de Pases Externos de Albaranes de Ventas, tal y como se indica en la siguiente imagen:

 

Envío diario de datos de la Central a las sucursales

Cada día, los pases externos de las sucursales se cargarán en la central, y acto seguido se crearán un pase externo que se enviarán a todas las sucursales por igual.

El pase externo contendrá:

1. Las Cuentas del Plan Contable

2. Las fichas comerciales de los clientes

3. Las fichas de las Familias

4. Las fichas de los Artículos

5. Los Precios/Descuentos especiales para Clientes (si se utilizan)

 

Para ello, se creará un pase externo con las Cuentas, y a él se irán añadiendo los pases externos de cada uno de los otros apartados.

Habrá que proceder como con las sucursales, pero realizando el envío de las 5 opciones, una por una.

En la siguiente imagen se muestra el menú de pases externos, y en él pueden verse dichas opciones.