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Trabajar con Sucursales

A continuación les guiaremos en la configuración y utilización diaria del módulo de Sucursales.

Preliminares

Situación: Una empresa tiene una sede central y puntos de venta, autoventa o preventa desplazados, sin conexión permanente con la central.

Ejemplo 1: Varias tiendas conectadas a una tienda principal o a unas oficinas principales.

Ejemplo 2: Agentes de venta salen a vender, registrando los pedidos en un portátil.

Ejemplo 3: Agentes de autoventa cargan diariamente la furgoneta con mercancía, y salen a realizar ventas con un portátil.

La función del módulo de Sucursales es coordinar la información entre la central y las sucursales (las tiendas, los agentes...)

Entendemos que en la Central residirá la totalidad de la información, que recibirá periódicamente los datos (pedidos, tiquets, facturas), de las sucursales, y que al mismo tiempo enviará a las sucursales los cambios en los ficheros de artículos y fichas de clientes.

En el caso en que exista mercancía fuera de las instalaciones centrales, es decir, en las sucursales, como es el caso de las tiendas o autoventa, se configurará el sistema como Multialmacén, de modo que siempre se conozcan las existencias que hay en la central y en las sucursales.

Se utilizará una serie de documentos (facturas, tiquets, etc) separada para la central y para cada una de las tiendas.

La comunicación se realizará por email, por lo que necesitaremos una cuenta de email independiente y exclusiva para la central, y otra para cada una de las sucursales. Estas cuentas de email no se podrán utilizar nunca, bajo ningún concepto, para otro fin.

Codificación

Asignaremos a la Central el código 00, y a las sucursales, otros números de dos dígitos del 01 al 99.

Creación de las Series 

 Accedemos a Gestión->Series de Documentos

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y creamos una serie para la central y para cada sucursal, usando como siempre el botón "Insertar". Como el sistema habrá creado automáticamente las series "A" a la "E", destruimos cualquier serie que tengamos allí y no estemos utilizando. Es recomendable crear las series con  el mismo código que la sucursal.

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En la ficha de la Serie, rellenamos el código, la descripción, y, se se van a usar los almacenes, el número de almacén, que es recomendable utilizar el mismo que tiene la sucursal,y 00 o nada (dejar en blanco) para la Central.

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Creación de los Almacenes

 

 Accedemos a Almacén->Almacenes, Tallas y Colores->Almacenes

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y creamos un almacén serie para la central y para cada sucursal, usando como siempre el botón "Insertar". Es recomendable crear los almacenes con  el mismo código que la sucursal.

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En la ficha del Almacén, rellenamos el código y la descripción.

 

Creación de las Sucursales

 

 Accedemos a Extensiones->Sincronización Central/Sucursales->Sucursales

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y creamos una ficha para la central y otra para cada sucursal, usando como siempre el botón "Insertar".

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En la ficha de la Sucursal, rellenamos el código, y las tres pestañas: Principal, Configuración del Servidor de Correo, y Gestión Comercial.

En la pestaña principal introduciremos la descripción, el email, y, dependiendo de si es una central o una sucursal, la casilla "Es Central" o el código de la Central, que le recomendamos sea el 00.

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La pestaña Configuración del Servidor de Correo, se rellenará con los datos que nos proporcione nuestro proveedor de email. Si nuestro programa antivirus no funciona adecuadamente, y modifica los correos añadiendo al final una coletilla, debemos configurarlo para que no lo haga. Si no es posible, entonces la casilla de "Mensaje Antivirus" hay que rellenarla con el texto que añade el antivirus.

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Por fin, la pestaña Gestión Comercial. Las cuentas sólo las rellenaremos en las Sucursales, y no en la Central. Las Empresas hay que rellenarlas con los números de las empresas cuya información se desea sincronizar, separados por comas. En caso de que sólo haya una empresa, se puede dejar en blanco si se desea.

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Configuración del Icono de entrada a CyberMAX

Por último, es necesario configurar el Icono de entrada a CyberMAX, tanto en todos los puestos de la Central, como en los de las Sucursales, para que entren con el número de sucursal deseado (o el número de la Central; es lo mismo). En el escritorio de Windows, pulsamos botón derecho sobre el icono de CyberMAX, y elegimos "Propiedades"

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A continuación, aparece la siguiente ventana, en la que modificaremos el dato "Destino", añadiendo al final, tras las comillas, un espacio, y el texto /NUMEROSUCURSAL:XX, donde XX será 00 para la central, o el número de cualquier sucursal.

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El día a día de la Central

Al entrar a CyberMAX, en la Central veremos que se nos muestra una diferencia en la barra de herramientas superior:

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Lo único que necesitamos hacer cada día, es, si hay cambios que enviar a las Sucursales, acceder a Extensiones->Sincronización Central/Sucursales->Preparar Datos a Enviar,

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y Pulsar OK. A continuacióm se muestra la ventana que aparece, pero habiendo marcado "Ver más opciones" para visualizar las posibilidades de uso extraordinario. Si se hace cada día, no es necesario elegir ni siquiera la fecha de los datos a revisar.

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Acto seguido, usaremos Extensiones->Sincronización Central/Sucursales->Enviar y Recibir Información, pulsando OK.

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Al hacerlo, se enviará cualquier información que tengamos para las Sucursales, y se recibirá la información que las sucursales tengan para nosotros.

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Es conveniente prefijar una hora a la que las sucursales nos enviarán la información, de modo que, si tenemos información para ellas, lo hagamos antes de esa hora, y luego, después de esa hora, volvamos a hacerlo, para recibir cualquier información que nos hayan enviado. También podemos dejar encendido el ordenador al final del día, pulsando el botón "Automático" de esa ventana, que así quedará esperando y recibiendo información de las sucursales, hasta que lo paremos añ día siguiente.

 

El día a día de una Sucursal

 

Al entrar a CyberMAX, en la Sucursal veremos que se nos indica el número de sucursal en la barra de herramientas superior:

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Lo único que necesitamos hacer cada día, o con la frecuencia que deseemos, es acceder a Extensiones->Sincronización Central/Sucursales->Preparar Datos a Enviar,

sucur16

y Pulsar OK. A continuacióm se muestra la ventana que aparece, pero habiendo marcado "Ver más opciones" para visualizar las posibilidades de uso extraordinario. Si se hace a diario, ni siquiera es necesario elegirla fecha de los datos a revisar. No hay problema si se realiza varias veces al día: la información se marca como enviada, por lo que no se enviará información duplicada.

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Acto seguido, usaremos Extensiones->Sincronización Central/Sucursales->Enviar y Recibir Información, pulsando OK.

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Al hacerlo, se enviará cualquier información que tengamos para la Central, y se recibirá la información que la Central haya dejado para nosotros, si la hubiera.

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Acto seguido ya podríamos proceder a apagar el ordenador, si es el caso.