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Crear Pases Externos

¿Qué es un Pase Externo?

Un Pase Externo es un archivo conteniendo información diversa para ser incorporada en el programa CyberMAX.

El contenido puede ser:

  1. Datos Contables, como Cuentas o Diario

  2. Datos de Gestión, como Facturas o Artículos

  3. Configuraciones del programa, como Listados o formatos para fichas de datos

  4. Cualquier combinación de todo lo anterior simultáneamente

Su utilidad es el envío de datos de un CyberMAX a otro, o de una empresa a otra dentro del mismo CyberMAX. También es el medio por el que CYBER hace llegar diversas personalizaciones a los usuarios de CyberMAX.

Y, además, es el mecanismo más sencillo para  incorporar datos de otros programas. Eso sí, dichos programas deberán estar preparados para enviar sus datos a CyberMAX, o bien se tendrá que crear un programa que haga la "traducción".

Descripción

Hay muchos puntos en el programa desde los que pueden generarse pases externos. Por ejemplo, desde dentro de Cuentas, Diario, Iva Repercutido, Iva Soportado...

En todos los casos, se ofrece una ventana de fácil comprensión, en la que se permite decidir qué información enviar, y el nombre del archivo en que se desea almacenar.

Crear un Pase Externo desde otros programas

Como hemos dicho anteriormente, el pase externo es un mecanismo excelente para incorporar información enviada por otros programas. Y, sobre todo, si dicha información es contable.

Esto es así por las siguientes razones:

  1. El programa que envía la información no necesita saber mucho del CyberMAX

  2. El programa que envía los datos es independiente de la versión de CyberMAX: aunque cambien los datos que maneja CyberMAX o la forma en que lo hace, el mismo pase externo sirve siempre

  3. Hay cierta independencia de la información del usuario: por ejemplo, las cuentas pueden pasarse parcialmente, no siendo necesario que el programa origen sepa si la contabilidad se va a tratar en 8 o 10 dígitos

  4. Es muy fácil para el usuario cargar dicha información en CyberMAX: una sola forma de hacerlo, independientemente de qué se envíe, y de cuántas cosas diferentes se envíen

 

Ejemplo de un Pase Externo, explicado

Puede descargarse desde aquí un pase externo. Este fichero puede abrirlo con el bloc de notas, o cualquier procesador de textos.

En este mismo pase se incluye el alta de 3 cuentas y el envío de 2 asientos. Son cosas diferentes que puede hacer el pase, pudiendo figurar independientemente una de la otra.

Cada asiento contiene cualquier número de apuntes al debe y al haber. Un asiento correcto debería tener al menos un apunte en cada lado (debe y haber), y los importes deberían ser mayores que cero.

Pasemos a comentar el contenido del pase, parte por parte:

Lo siguiente es opcional pero recomendable. Indica a qué empresa y ejercicio se enviará el pase. Si se omite esta parte, al cargar el pase habrá que indicarlo. Por cierto, es posible enviar información a varias empresas o ejercicios en un mismo pase, precediendo la información de cada empresa/ejercicio con uno de estos bloques:

EMPRESA DESTINO: 1
EJERCICIO DESTINO: 2003

A continuación, el alta sencilla de una cuenta. Simplemente se indican el código y nombre. Si ya existe una cuenta con este código, se le cambia el nombre a la cuenta existente por el aquí indicado.

Una particularidad de los códigos de cuenta, es que pueden usar el punto (.), como en este ejemplo, para indicar el número de dígitos que haga falta. Por ejemplo, si la contabilidad se ha definido con una longitud de cuenta de 8 dígitos, 4000.1 se traducirá a 40000001, pero si es de 10 dígitos, será 4000000001. Esto permite independizar los pases de la longitud de cuenta utilizada. Ahora bien, el punto es una utilidad opcional, no obligatorio.

CUENTA: 4000.1,Proveedor Primero
CUENTA: 4000.2,Proveedor Segundo

Pueden darse cuentas de alta con mucha más información. En tal caso, tendremos una cabecera, una serie de líneas (todas ellas opcionales) y un pie compuesto por la palabra FIN..

CUENTA:4000.3
Descripcion:SELECTION ENTERPRISE, S.L.
NIF:B-80637606
Calle:San Roque
Numero:8
Planta:Bajo
Puerta:dcha
CodigoPostal:28004
Poblacion:MADRID
Provincia:Madrid
Telefono:914 210 852
Fax:914 345 742
Contacto:Lidia Bosch
BancoNombre:BANCO DE BILBAO, AGENCIA Nº12
BancoOficina:GRAN VIA, 112   28013 - MADRID (Madrid)
BancoCodigo:0085
BancoCodigoOficina:0611
BancoDigitosControl:21
BancoNumeroCuenta:0000007105
BancoCodigoCuenta:00850611210000007105
DescFormaPago:Transferencia
PlazosPago:**
FIN

Y ahora, lo más interesante: Asientos. Un asiento se compondrá siempre de un encabezamiento, una serie de apuntes, y como pie o cierre la palabra FIN.

A su vez, cada apunte se compondrá de un encabezamiento, una serie de líneas opcionales, y como cierre del apunte la palabra FIN.

Siempre que sea posible, los apuntes del DEBE irán primero, y luego los del HABER. Aunque pueden introducirse en cualquier orden y el asiento generado será correcto, la numeración de los apuntes resulta más agradable al usuario si se proveen dichos apuntes en el orden indicado.

En el ejemplo siguiente, se muestran dos asientos seguidos, uno con 3 apuntes y otro con 2.

ASIENTO: 05/01/2003
DEBE
Cuenta:4000.
Importe:1000
Concepto:Un concepto cualquiera
FIN
DEBE
Cuenta:4000.2
Importe:2000
Concepto:Otro concepto
FIN
HABER
Cuenta:4000.3
Importe:3000
Concepto:Concepto del último apunte
FIN
FIN

ASIENTO: 01/02/2003
DEBE
Cuenta:4000.1
Importe:1111
Concepto:Concepto al debe del Otro asiento
FIN
HABER
Cuenta:4000.2
Importe:1111
Concepto:Concepto al haber del segundo asiento
FIN
FIN

Para terminar, una línea que puede introducirse opcionalmente, y detendrá la carga del pase con una ventana de diálogo que se presentará al usuario, con el texto que se indique tras la palabra AVISO:

AVISO: Fin del Proceso

Esto debería ser suficiente para enviar información contable desde cualquier programa a CyberMAX.

Por otra parte, añadir que lo visto es sólo una parte de lo que el sistema de Pases Externos puede aceptar... También se utiliza para enviar modelos de listados, máscaras de entrada de datos, facturas, etc.